ICS 03. 080 A 16 DB 51 四 川 省 地 方 标 准 DB51/T 2616—2019 机关会议服务规范 Specifications for services of government offices meetings 2019-10-25 发布 四川省市场监督管理局 2020-01-01 实施 发 布 DB51/T 2616—2019 目 次 前言 ................................................................................ II 1 范围 ............................................................................... 1 2 规范性引用文件 ..................................................................... 1 3 术语和定义 ......................................................................... 1 4 基本要求 ........................................................................... 1 5 会前准备 ........................................................................... 3 6 会中服务 ........................................................................... 6 7 会后整理 ........................................................................... 7 8 评价与改进 ......................................................................... 8 附录 A （资料性附录） 机关会议服务岗位设置及其职责 .................................... 9 附录 B （资料性附录） 机关会议服务人员礼仪要求 ....................................... 10 附录 C （资料性附录） 机关会议服务预定确认表 ......................................... 16 附录 D （资料性附录） 会场物品布置要求 ............................................... 17 附录 E （资料性附录） 会场座次安排和座牌摆放要求 ..................................... 22 附录 F （资料性附录） 突发事件应急处置程序 ........................................... 26 参考文献 ............................................................................ 28 I DB51/T 2616—2019 前 言 本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。 本标准由四川省机关事务管理局提出并归口。 本标准起草单位：四川省机关事务管理局、成都市机关事务管理局、成都市机关会议服务中心、四 川万豪企业管理咨询有限公司。 本标准主要起草人：陈国忠、彭葛飞、郭杨、吕京生、郑建明、李燕、邓思、陈鸿、陈科丰、刘建 云、陶福然。 II DB51/T 2616—2019 机关会议服务规范 1 范围 本标准规定了机关会议服务的术语和定义、基本要求、会前准备、会中服务、会后整理、评价与改 进。 本标准适用于四川省各级机关、人民团体的机关会议服务活动，事业单位可参照执行。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB 2894 安全标志及其使用导则 GB 13495.1 消防安全标志 第1部分：标志 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 机关会议 government offices meetings 以各级机关、人民团体的名义举办的会议、会见等活动。 4 基本要求 4.1 总则 4.1.1 机关会议服务应遵循专业、高效、节约的原则，可通过购买社会服务引入第三方服务机构开展 机关会议服务工作。 4.1.2 建立完善的机关会议服务管理制度，包括人员管理、设施设备运行维护管理、服务质量管理、 应急管理等。 4.1.3 机关应大力推进会议服务的信息化和智能化，提高会议服务质效。 4.2 场所 4.2.1 配置与会议规模、规格等相适的会议室，且会议室的数量、类型、功能结构合理。配置的设施 应包括但不限于： ——足够的插座、网络接口、视频接口等基本设施； ——能实行分区光控且满足可调控性要求的灯具，色温应满足摄像摄影要求； ——独立的温控系统； ——相邻会议室应设置隔音设施； 1 DB51/T 2616—2019 ——醒目的禁烟标志。 4.2.2 会议室外围应配置相应的辅助系统，包括但不限于： ——规模适当并分设机动车进出口与人员通道； ——疏散通道、安全出口、消防车通道、应急照明等应急设施，并配有醒目的安全标志且布局合理、 设施完善的停车场，标志应符合 GB 2894 和 GB 13495.1 的规定； ——公共信息导向系统，如会议室位置标志、导向标志、楼层分布平面示意图、会场分布平面示意 图等； ——监控系统，且设备安装于所有出入口、主要通道等位置； ——有特殊要求的，配置文件保密柜、碎纸机、手机存放柜、手机干扰器等保密技术防护设备。 4.2.3 按需提供服务物品，可包括但不限于：投影设备、幕布、写字板、音视频设备、笔盒、纸巾碟、 茶具等。 4.2.4 有特殊要求的，可租赁与会议规模、规格相适应的场所及设施。 4.3 人员 4.3.1 建立会议服务组织机构，配置管理人员、服务人员和技术人员等，明确岗位，制定岗位职责及 说明书，岗位设置及其职责参见附录 A。 其中，选聘服务人员应考虑以下方面： ——文化教育程度； ——年龄、身高、形象、气质； ——沟通表达、随机应变能力； ——工作技能； ——政治素质及其他行为素质等。 4.3.2 定期开展持续、系统的培训，并做到内容充实，方式多样。 培训内容可包括但不限于： ——会议服务的理论知识； ——仪表、仪容、仪态、规范用语，会议服务人员礼仪要求参见附录 B； ——保密政策文件及相关制度； ——安全管理与安全检查； ——技术人员专业技能； ——服务人员服务技巧； ——应对会议突发事件处理能力； ——普通话及运用外语的能力等。 培训方式可包括但不限于： ——聘请专业培训机构； ——组织内部指导和实训； ——定期进行演练、考试等。 4.3.3 服务人员应经培训考核合格后方可上岗。 4.4 安全 4.4.1 建立健全会议安全管理制度和安全保卫工作方案，并建立有效的执行和监督机制。 4.4.2 建立突发事件应急处置预案并有相关的处置措施。必要时，还应制定专项应急预案并进行培训 和演练，明确组织机构、工作职责和紧急突发事件处置程序。 应急预案涉及的范围包括但不限于： 2 DB51/T 2616—2019 ——停水； ——停电； ——火灾； ——地震； ——电梯困人； ——突发疾病； ——消防系统故障。 4.4.3 会议期间应加强安全巡查，发生刑事、治安案件或者意外灾害事故时，应立即采取应急措施， 并配合相关部门处理。 4.5 保密 4.5.1 建立会议保密制度，确定保密责任人，定期开展全员保密教育，明确保密纪律。 4.5.2 会议开始前，清理无关人员，对会议室及通信、办公、音视频等设备的保密性能进行检查；会 议期间，巡视检查有无违反保密纪律的行为和泄密隐患；会议结束后，对会场进行检查，防止遗留涉密 的文件和物品。 4.5.3 重要、涉密会议应遵守相关保密规定。 5 会前准备 5.1 预订确认 5.1.1 提供多种预订渠道，如电话预订、书面预订和现场预订等。 5.1.2 会议预订员接到预订通知后，应做好会议登记并填写《机关会议服务预定确认表》，明确会议 名称、会议时间、会议地点、参会领导、候会室人数、参会人数、会议密级等需求，并向会议举办方复 述确认，将《机关会议服务预定确认表》交会议举办方负责人签字确认，《机关会议服务预定确认表》 参见附录 C。 5.1.3 会务主管应提前对可能影响会议顺利召开的因素进行预判，必要时可与会议举办方再次沟通确 认，并按“先上级后下级、先重点后一般”的原则合理安排。 5.2 制定方案 制定会议服务保障工作方案，明确各相关部门及岗位工作职责、服务人员数量、时间安排等事项， 做到分工明确、职责清晰、落实到人，同时下发会议筹备通知，列明会议时间、地点及保障要求等内容。 5.3 涉外协调 5.3.1 涉及需与外单位协调的会议，应对会议服务任务进行分解，明确任务要求及完成时限。必要时， 可召开会议服务保障协调会。协调事项包括但不限于： ——车辆停放； ——环境卫生； ——秩序维护； ——交通保畅。 5.3.2 如会议举办方有需求变更的，应及时将变更信息通报相关单位并作妥善处理。 5.4 布置会场 5.4.1 根据会议举办方的需求布置会场，布置宜提前 1 天完成。 3 DB51/T 2616—2019 5.4.2 布置会场前应对会场区域进行清洁，清洁卫生要求应符合表 1 的规定。 表1 会场清洁卫生要求 序号 项目 要求 1.不同材质的地面保持材料的原有色泽，保持干燥清洁，无纸屑、无水迹、无雾化 现象；砖面及拼缝、边沿线等处洁净，无积垢、灰尘、纸屑、食品残渣、水迹和胶 粘物等。 2.内墙面、天花、顶角、转角及墙踢脚等处无积尘、霉斑和蜘蛛网，大理石墙面清 1 会议室、 候会室 洁光亮。 3.门面、门框、门背等保持本色光泽、花纹清晰、无油迹和灰尘，金属门饰、门锁、 门附件等保持金属光亮，无锈斑、污迹和水迹。 4.玻璃窗等表面洁净、明亮，无水迹、指印和张贴物等。 5.窗台及上下四周接缝处等光洁，无灰尘、水迹和霉斑。 1.地面保持整洁，无烟蒂、杂物。 2 休息区 2.座椅保持清洁，无水