ICS 01.140.20 A 14 DB35 福 建 省 地 方 标 准 DB35/T 1856—2019 档案数字化操作规程 纸质档案 Operation specification for digitalization of archives — Paper-based archives 2019 - 09 - 11 发布 福建省市场监督管理局 2019 - 12 - 11 实施 发 布 DB35/T 1856—2019 目 次 前言 ................................................................................ II 1 范围 .............................................................................. 1 2 规范性引用文件 .................................................................... 1 3 基本原则 .......................................................................... 1 4 实施主体 .......................................................................... 1 5 工作组织 .......................................................................... 2 6 管理要求 .......................................................................... 2 7 操作流程 .......................................................................... 4 附录 A（资料性附录） 纸质档案数字化管理登记表示例 .................................... 9 附录 B（资料性附录） 纸质档案数字化工作操作流程图 ................................... 31 参考文献 ............................................................................ 32 I DB35/T 1856—2019 前 言 本标准按照GB/T 1.1—2009给出的规则起草。 本标准由福建省档案局提出并归口。 本标准起草单位：福建省档案局、福建省档案馆、福建省标准化研究院。 本标准主要起草人：卓兆水、黄建峰、马俊凡、游富明、方彦、王彬彬、徐清平、陈婷婷、林美如、 叶明云。 II DB35/T 1856—2019 档案数字化操作规程 纸质档案 1 范围 本标准规定了纸质档案数字化的基本原则、实施主体、工作组织、管理要求、操作流程。 本标准适用于纸质档案数字化工作。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 20530—2006 文献档案资料数字化工作导则 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 20.1 民国档案著录细则 DB35/T 161 文书档案目录数据交换格式与著录细则 《国家秘密载体印制资质管理办法》（国保发〔2012〕7号） 《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号） 3 基本原则 3.1 安全 采取科学、有效的安全措施和技术手段，建立安全保密机制，做到档案数字化加工全程可控。 3.2 规范 遵循档案管理的客观规律，统筹规划档案数字化工作，依据相关的法律法规和技术标准，制定、执 行工作流程和操作规范，最大限度地呈现档案原貌。 3.3 共享 以档案信息资源共享为目标，选取通用的数据格式和适当的技术参数，进行档案信息加工、转换和 传播，满足档案信息资源服务需求。 4 实施主体 4.1 档案数字化工作的责任主体为实施档案数字化的相关单位与部门（以下简称“数字化实施单位”）。 4.2 档案数字化工作可由数字化实施单位自行组织人员开展，也可由数字化实施单位采取业务外包的 方式，委托给具有相关资质和能力的档案数字化服务机构（以下简称“数字化服务机构”）完成。 1 DB35/T 1856—2019 5 工作组织 5.1 数字化实施单位应在充分调研的基础上，根据档案的重要程度、利用程度、破损程度、开放程度 等情况，制定工作方案，并经审批后予以执行。数字化工作方案内容主要包括：数字化的内容、范围、 数量；数字化的人员、经费、场地与设备；数字化的形式、技术参数、实施进度等。 5.2 数字化实施单位可成立工作组，明确数字化管理、档案保管等内部部门的职责和分工，确保数字 化工作顺利开展。 5.3 档案数字化工作需外包的，数字化实施单位应： a) 遵照政府采购的相关法律法规要求确定数字化服务机构； b) 按照《国家秘密载体印制资质管理办法》的要求，审查数字化服务机构的保密资质； c) 审核数字化服务机构的企业性质、经营范围、股东组成等； d) 按照 GB/T 20530—2006 第 5 章的要求，评估数字化服务机构的技术能力； e) 在数字化服务机构进驻前，与其签订安全保密协议； f) 安排专门人员对数字化服务机构进行监督和指导； g) 按照《档案数字化外包安全管理规范》的要求进行管理。 5.4 加工涉密档案时，应按照保密要求开展工作，相关数据应按涉密信息要求进行存储和管理。 6 管理要求 6.1 人员 6.1.1 档案数字化工作的管理人员应熟悉数字化工作并具有组织协调能力；技术人员应熟悉相关标准 规范并能够为数字化工作各环节提供技术支撑；操作人员应掌握一定数字化基础知识并熟悉业务。 6.1.2 采取业务外包的数字化实施单位，应加强对数字化服务机构人员的管理，协助进行员工审核； 数字化服务机构应与员工签订劳动合同和保密协议，并进行上岗培训和安全保密教育。 6.2 场地 6.2.1 配备符合防火、防水、防盗、防尘、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污 染等要求的数字化加工专用场地。 6.2.2 设置档案存放、档案前处理、档案扫描、图像处理、目录著录、质量检查、档案装订等工作区 域，合理布置加工场地，并做好区域标识、规章制度上墙等工作。 6.2.3 数字化加工期间，应设置保管库用于存放调取的档案，并安排专人管理。 6.2.4 场地内应配备可覆盖整个区域的应急设施和监控设备，确保工作区域无监控死角；做好监控硬 盘的更换和保管（档案数字化监控硬盘更换情况登记表参见附录 A 中的表 A.1），监控数据自产生之日 起保存应不少于 6 个月。 6.2.5 场地内不存放非工作需要的物品；不擅自带入手机、电脑、录音、录像等各类电子设备和移动 存储介质；不携带火种、易燃易爆品；不在场地内进食、饮水、吸烟；不在场地内从事其他与数字化加 工无关的活动；不擅自将场地内的物品带离现场。 6.2.6 建立安全巡查制度，配备专人负责场地巡查并做记录（档案数字化安全巡查情况登记表参见附 录 A 中的表 A.2）；建立访客登记制度（档案数字化访客出入情况登记表参见附录 A 中的表 A.3），非 现场工作人员未经许可不得进入场地。 2 DB35/T 1856—2019 6.3 设备 6.3.1 配备满足数字化工作需要的设施、设备，并科学管理和使用。 6.3.2 做好设备的物理和技术安全防控，封闭相关设备不必要的信息传输接口；不在设备上安装与加 工、安全管理无关的软件；不使用无线传输设备；数字化工作网络应与其他计算机网络物理隔离。 6.3.3 建立设备管理清单，实行专人管理；定期进行设备维护检修，形成完整的台帐（档案数字化设 备维护检修情况登记表参见附录 A 中的表 A.4）；数字化工作中使用的设备和存储介质不与其他工作交 叉使用，不擅自送外检修；数字化加工结束后，应清除设备中存留的数据，并将使用过的硬盘及移动存 储介质移交数字化管理部门统一保管。 6.3.4 数字化加工软件应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数 据备份、统计分析等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，并实行“三员分离”。 6.4 数据 6.4.1 严格管理数字化加工各环节产生的数据，及时对数字化成果数据进行移交和备份，防止数据丢 失和泄露，保障数据安全。 6.4.2 建立数据备份制度，定期对数字化加工的数据进行备份（档案数字化成果备份清单参见附录 A 中的表 A.5），有条件的数字化实施单位，可实时备份；建立数据迁入、迁出备案制度（档案数字化存 储数据迁移/修改情况登记表参见附录 A 中的表 A.6），不擅自导入、导出、删除服务器及存储设备上 的数据。 6.4.3 配备专人负责数据管理，采取技术手段，确保成果数据不被篡改。 6.4.4 数字化过程中使用的硬盘、光盘等存储介质（档案数字化硬盘/光盘使用情况登记表参见附录 A 中的表 A.7）应指定专人统一管理，定期检测数据的完整性。 6.5 档案实体 6.5.1 严格档案实体出库、入库的清点核对和流转管理。在数字化加工时，应建立档案实体管理台帐， 做好领取和归还登记工作（档案数字化加工环节实体流转情况登记表参见附录 A 中的表 A.8）。 6.5.2 爱护档案，避免损伤档案；发现破损档案时，应及时登记并送专业人员修复。 6.5.3 数字化过程中产生的废纸屑，应统一收集管理，经鉴定后再销毁。 6.5.4 不擅自将档案资料带出场地，不以任何方式复制、抄录、拍摄档案信息。 6.5.5 正在进行数字化加工的档案应每天入库，不在库房外留存。 6.6 工作文件 6.6.1 制定工作所需的制度、管理文件和相关表格。主要工作记录和单据有：工作方案、审批书、流 程单、出库申请单、数据移交单、抽检单、归还入库单、数据验收单、成果移交单、验收报告、其他加 工记录等。采取外包方式实施的，还应包括项目招投标文件、项目合同、保密协议、加工人员信息资料、 项目需求变更文档等。 6.6.2 规范数字化工作文件的管理，及时进行整理、归档和移交，形成内容完整、格式规范、记录清 晰的数字化工作档案。 3 DB35/T 1856—2019 7 操作流程 7.1 基本要求 7.1.1 实施档案数字化加工全流程管理