ICS 03.100.01 A 02 DB13 河 北 省 地 方 标 准 DB 13/T 2926—2018 公共资源交易电子档案管理规范 Specification onpublic resource tradingelectronic records management 2018 - 12 - 13 发布 河北省市场监督管理局 2018 - 12 - 31 实施 发 布 DB13/T 2926—2018 前 言 本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。 本标准由河北省政务服务管理办公室提出。 本标准由河北省服务标准化技术委员会（SAHB/TC 264）归口。 本标准起草单位：河北省政务服务管理办公室、上海中信信息发展股份有限公司。 本标准起草人：李博、周爱清、付俊生、曹红军、张秀阳、冯远心、李学广、袁嘉新。 I DB13/T 2926—2018 公共资源交易电子档案管理规范 1 范围 本标准规定了在公共资源交易活动中产生的，具有保存价值的归档电子文件的形成、收集、整理、 移交与电子档案的接收、存储、备份、利用、鉴定和安全管理的一般方法。 本标准适用于各类公共资源交易活动中所产生的电子档案管理，其他交易活动中产生的电子档案 管理可参照执行。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T33190-2016 电子文件存储与交换格式 GB 50174-2017 数据中心设计规范 DA/T 15-95 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T 47-2009 版式电子文件长期保存格式需求 DA/T 58-2014 电子档案管理基本术语 DB13/T 1534-2012 公共资源交易中心建设与管理规范 档案信息系统安全等级保护定级工作指南（档办发[2013]5号） 3 术语和定义 GB/T 18894-2016，DA/T 58-2014，DB13/T 1534-2012界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 公共资源交易 public resource trading 涉及公共利益、公众安全的具有公有性、公益性的资源交易活动。 3.2 公共资源交易平台 public resource trading platform 实施统一的制度和标准、具备开放共享的公共资源交易电子服务系统和规范透明的运行机制，为 市场主体、社会公众、行政监督管理部门等提供公共资源交易综合服务的体系（以下简称交易平台）。 3.3 公共资源交易项目 public resource trading project 在公共资源交易平台进行交易的项目（以下简称项目）。 1 DB13/T 2926—2018 3.4 发起方sponsors 公共资源交易的发起机构。 包括采购人、招标人、出让人、转让方、委托人等。 3.5 中介机构intermediaries 公共资源交易的中介代理或服务机构。 包括招标代理机构、政府采购代理机构 、拍卖采购代理机构 、产权交易机构等。 3.6 响应方responders 公共资源交易的响应机构。 包括投标人、供应商、受让人、竞买人等。 3.7 元数据 metadata 描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。 [GB/T 18894-2016，3.3] 3.8 交易系统 trading system 管理公共资源交易活动，形成公共资源交易电子文件的计算机信息系统。 3.9 电子档案管理系统electronic records management system 用于电子文件的收集、整理、移交与电子档案的接收、存储、备份、利用、鉴定和安全管理的信 息系统。 3.10 预归档 pre-archiving 将业务系统形成的归档电子文件和元数据，通过推送、捕获、导入等方式，进入电子档案管理系 统的过程。 3.11 归档 archiving 将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案管 理部门提交的过程。 [GB/T 18894-2016，3.12] 3.12 档案证明电子专用章electronic seal for archival evidence 2 DB13/T 2926—2018 各级交易平台档案管理部门出具档案证明时，用于识别单位身份并表明认可其中内容真实性、完 整性的电子印章。 4 总则 4.1 应遵循统一要求、全程管理、标准规范、便于利用和安全保密的基本原则。 4.2 应对电子档案实施集中管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。 4.3 应建立健全管理制度，明确电子文件归档和电子档案管理相关部门和人员的职责与分工： a) b) c) d) 交易平台（或中介机构）项目经办人员负责电子文件预归档，并向交易平台档案管理部门移 交电子档案； 交易平台档案管理部门负责电子档案的接收、保管、存储、利用等工作； 交易平台信息技术部门负责为公共资源交易电子文件归档和电子档案管理工作提供日常信息 技术支撑，为电子档案数据采集、存储、备份、迁移等工作提供保障； 交易平台保密部门负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。 4.4 应明确电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序和格式等要求。 4.5 应执行规范的工作程序， 采取必要的技术手段，对电子文件归档和电子档案管理全过程实行监控。 4.6 应基于安全的网络和离线存储介质实施电子文件归档和电子档案管理。 4.7 各级交易平台档案管理部门可只采用电子档案方式保存交易档案，国家另有规定的除外。 5 归档电子文件形成 5.1 公共资源交易参与方首次参与交易活动时，应对交易活动中形成的电子文件与电子档案产权归属 做出约定。 5.2 发起方、响应方应与中介机构签订承诺文件，对各自在交易活动中形成的电子文件的真实性、完 整性负责。 5.3 归档电子文件应使用符合如下要求的电子签名： a) b) c) d) 电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有； 签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制； 签署后对电子签名的任何改动能够被发现； 签署后对电子文件内容和形式的任何改动能够被发现。 5.4 归档电子文件的格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能， 并支持向长期保存格式转换。归档格式应符合以下要求： a) b) c) 版式电子文件的归档格式应按照 DA/T47-2009、GB/T33190-2016 等执行，可采用 PDF、OFD 等格式； 录音类电子文件应以 WAV、MP3 等格式归档；录像类电子文件应以 MPG、MP4、AVI 等格式归档； 归档纸质文件扫描形成的数字副本应以 JPG、TIF 等格式归档，并进行 PDF 或 OFD 格式转换。 3 DB13/T 2926—2018 6 归档范围 6.1 公共资源交易项目相关电子文件均应归档。 注：包括按照《河北省公共资源交易目录》要求进场交易的各类公共资源交易项目，以及在各级公共资源交易平 台完成的《河北省公共资源交易目录》以外的项目和民间投资的不属于依法必须招标的项目。 6.2 电子文件归档范围包括但不限于：注册登记文件、交易发起文件、交易响应文件、评审过程文件、 验收证明、质疑答复、投诉处理决定等交易活动记录及其他有关文件、资料。 6.3 电子文件应归档元数据包括但不限于：立档单位名称、档案门类代码、类别代码、项目名称、项 目编号、年度、保管期限、页数、文件题名、文件编号、责任者、日期、计算机文件名等。 6.4 公共资源交易监控录像电子文件归档范围包括但不限于：交易文件签收、开评标（挂牌、拍卖） 和专家抽取等交易活动录像记录。 6.5 监控录像电子文件应归档元数据包括但不限于：立档单位名称、档案门类代码、类别代码、项目 名称、项目编号、年度、保管期限、责任者、格式信息、编辑者、摄录时间、编辑时间、时间长度、 总帧数、内容起始时间、内容结束时间、分辨率、帧率、视频比特率等。 7 归档电子文件的收集与整理 7.1 应按归档范围收集归档电子文件及其组件与元数据，保持电子文件内容信息与其形成时一致。 7.2 应齐全、完整地收集同一项目形成的全部电子文件，保持同一项目电子文件的成套性。 7.3 应遵循公共资源交易项目电子文件的形成规律，保持项目之间电子文件的有机联系。 7.4 应通过推送、捕获、导入等方式，使包含归档电子文件及其元数据的预归档信息包进入电子档案 管理系统的预归档库。 7.5 归档电子文件应以件为整理单位，相关的归档纸质文件整理应与归档电子文件整理协调统一。 7.6 归档电子文件的保管期限分为永久、30 年和 15 年，同一项目归档电子文件的保管期限相同。 7.7 对归档电子文件采用“类别——年度——保管期限——项目”的分类方法进行分类。 7.8 应参照《河北省公共资源交易归档文件整理规则》，分配归档电子文件的件号、档号，形成电子 档案信息包。 8 归档电子文件的移交和接收 8.1 应在交易活动完成 30 个工作日内，按相关规定整理归档电子文件，然后向档案管理部门移交。 移交前应完成下列检查： a) b) 应清点、核实归档电子文件的门类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量等； 应对归档电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行鉴定，鉴定合格率应达到 100%。 8.2 应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线或离线方式，通过电子档案管理系统归档 接口或客户端功能完成归档电子文件及其元数据的移交和接收。 4 DB13/T 2926—2018 8.3 应支持基于电子档案管理系统完成归档电子文件及其元数据的清点、鉴定、登记、移交等主要归 档流程，并应添加个人电子签名。 8.4 档案管理部门对归档的电子文件进行清点和检测，检测合格后进行接收。 8.5 档案管理部门应将清点、检测合格的电子文件及其元数据导入电子档案管理系统，自动采集电子 文件元数据，通过计算机文件名建立电子文件与元数据的关联，在管理过程元数据中记录登记行为。 8.6 应依据清点、鉴定结果，按项目或归档年度填写《电子文件归档登记表》（参见 GB/T18894-2016 附录 A.1），完成电子文件的归档过程。 9 电子档案的存储和备份 9.1 应为电子档案及其元数据的存储配置与电子档案管理系统相适应的在线存储设备。 9.2 电子档案管理系统应依据电子档案存储信息包结构，在计算机存储器中集中有序地存储电子档案 及其